メールの添付ファイルのやり取りは、日々の仕事や
プライベートにおいて、広く使われています。
先日、重要な情報が網羅されたメールの添付ファイルに
パスワード設定されていないものを受け取りました。
添付ファイルには、個人情報が相当含まれており、
外部に漏れた場合どうなるかと考えると
すごく恐ろしくなりました・・・。
情報漏洩は、懲役や罰金刑に相当する重い犯罪です。
この記事では、メールの添付ファイルにパスワード設定する
重要性の考察と、おすすめするパスワードの設定方法を紹介します。
Contents
メール添付ファイルにパスワード設定がなぜ必要なのか
メールの添付ファイルに、なぜパスワードを設定する必要があるのか
皆さんは考えたことはありますか？
第一に「第三者への情報漏洩をさせない」 です。
メールの誤送信などで、送った側が意図せずメールに添付された
ファイルが他人である第三者に渡った場合に、添付ファイルに
パスワード設定されていると受け取った側は添付ファイルを
開くことができず情報が漏れることを防ぐということが
主な理由です。
次に「コンプライアンス（情報管理セキュリテイ）
意識の高い企業アピール」です。
コンプライアンス意識（情報管理セキュリティ）の高さは
企業アピールとなり、大きな武器になるということも理由です。
また、ISO関連には情報セキュリティ項目があり、取得を
目指している企業には必須項目となります。
圧縮ファイルにパスワード設定する方法（おすすめ）
メールの添付ファイルを設定する方法は、次のような方法があります。
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（方法）
✔️ＺＩＰ形式の圧縮フォルダーにしてパスワードを
設定する方法
✔️エクセル・ワード・ＰＤＦなどのファイルに
それぞれパスワードを設定する方法
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ＺＩＰ形式の圧縮フォルダーは、複数ファイルがある場合
などはそれぞれのファイルが１つのフォルダーにまとめられ、
それにパスワード設定する方法です。
送る側と受け取る側の双方ともパスワード設定や解除は
一度の操作で完了します。
複数ファイルのやり取りでそれぞれにパスワード設定や解除は
手間がかかりますから、圧縮フォルダーにすることを
おすすめします。
ＺＩＰ形式フォルダーにする方法は、いろいろなアプリが
公表されています。
使いやすさで一番のおすすめは、「Lhaplus」というアプリで
無料です。
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【インストール方法】
メニューにしたがってやれば簡単にできます。デスクトップ上に「Lhaplus 圧縮」というショートカットができれば完了です。
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【パスワードの設定の仕方】
何パターンかありますが、一番簡単なやり方を紹介します。
①ショートカットのところに圧縮したいファイルを移動（ドラッグ）する
②パスワード設定画面が開く
③設定したいパスワードを入力してOKボタンをクリック
④圧縮フォルダーが完成
パスワードはメール添付ファイルとは別に送信する
パスワード設定したメール添付ファイルとパスワードは、
別々に送信することをおすすめします。
なぜなら、同じメールに添付ファイルとパスワードが
記載されていれば、誤送信した場合に情報漏洩する
可能性があるからです。
メールの添付ファイルとパスワードを別々で送っておけば、
受け取った側はパスワードが記載されたメールを
受け取らないと添付ファイルが開くことができず、
情報漏洩のリスクは低くなります。
あと、費用がかかりますがメール添付ファイルに
自動的にパスワードを設定するサービスがあります。
参考までに紹介しておきますね。
| シンプルメール | https://mail-saas.gmocloud.com/ |
|
Active! gate SS
|
https://activegate-ss.jp/ |
最後に
最近では、中小企業レベルまでメールのファイルにパスワード設定
することをメール送信の必須としているケースが多くなってきました。
情報漏洩させないためにも、この記事で紹介させていただいたように
「メールの添付ファイルにパスワード設定」することを
心がけていきましょう。
最後までお読みいただきありがとうございまいした。
