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メール添付ファイルにパスワードを設定する方法とは

 

メールの添付ファイルのやり取りは、日々の仕事や

プライベートにおいて、広く使われています。

 

先日、重要な情報が網羅されたメールの添付ファイルに

パスワード設定されていないものを受け取りました。

 

添付ファイルには、個人情報が相当含まれており、

外部に漏れた場合どうなるかと考えると

すごく恐ろしくなりました・・・。

 

情報漏洩は、懲役や罰金刑に相当する重い犯罪です。

 

この記事では、メールの添付ファイルにパスワード設定する

重要性の考察と、おすすめするパスワードの設定方法を紹介します。

 

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メール添付ファイルにパスワード設定がなぜ必要なのか

 

メールの添付ファイルに、なぜパスワードを設定する必要があるのか

皆さんは考えたことはありますか?

 

第一に「第三者への情報漏洩をさせない」 です。

メールの誤送信などで、送った側が意図せずメールに添付された

ファイルが他人である第三者に渡った場合に、添付ファイルに

パスワード設定されていると受け取った側は添付ファイルを

開くことができず情報が漏れることを防ぐということが

主な理由です。

 

次に「コンプライアンス(情報管理セキュリテイ)

意識の高い企業アピール」です。

 

コンプライアンス意識(情報管理セキュリティ)の高さは

企業アピールとなり、大きな武器になるということも理由です。

 

また、ISO関連には情報セキュリティ項目があり、取得を

目指している企業には必須項目となります。

 

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圧縮ファイルにパスワード設定する方法(おすすめ)

 

メールの添付ファイルを設定する方法は、次のような方法があります。

 

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(方法)

✔️ZIP形式の圧縮フォルダーにしてパスワードを

設定する方法

✔️エクセル・ワード・PDFなどのファイルに

それぞれパスワードを設定する方法

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ZIP形式の圧縮フォルダーは、複数ファイルがある場合

などはそれぞれのファイルが1つのフォルダーにまとめられ、

それにパスワード設定する方法です。

 

送る側と受け取る側の双方ともパスワード設定や解除は

一度の操作で完了します。

 

複数ファイルのやり取りでそれぞれにパスワード設定や解除は

手間がかかりますから、圧縮フォルダーにすることを

おすすめします。

 

 

ZIP形式フォルダーにする方法は、いろいろなアプリが

公表されています。

 

使いやすさで一番のおすすめは、「Lhaplus」というアプリで

無料です。

 

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【インストール方法】

メニューにしたがってやれば簡単にできます。デスクトップ上に「Lhaplus 圧縮」というショートカットができれば完了です。

 

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【パスワードの設定の仕方】

何パターンかありますが、一番簡単なやり方を紹介します。

 ①ショートカットのところに圧縮したいファイルを移動(ドラッグ)する

 ②パスワード設定画面が開く

③設定したいパスワードを入力してOKボタンをクリック

④圧縮フォルダーが完成

 

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パスワードはメール添付ファイルとは別に送信する

 

パスワード設定したメール添付ファイルとパスワードは、

別々に送信することをおすすめします。

 

なぜなら、同じメールに添付ファイルとパスワードが

記載されていれば、誤送信した場合に情報漏洩する

可能性があるからです。

 

メールの添付ファイルとパスワードを別々で送っておけば、

受け取った側はパスワードが記載されたメールを

受け取らないと添付ファイルが開くことができず、

情報漏洩のリスクは低くなります。

 

あと、費用がかかりますがメール添付ファイルに

自動的にパスワードを設定するサービスがあります。

 

参考までに紹介しておきますね。

 

シンプルメール https://mail-saas.gmocloud.com/
 

Active! gate SS

 

https://activegate-ss.jp/

 

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最後に

 

最近では、中小企業レベルまでメールのファイルにパスワード設定

することをメール送信の必須としているケースが多くなってきました。

 

情報漏洩させないためにも、この記事で紹介させていただいたように

「メールの添付ファイルにパスワード設定」することを

心がけていきましょう。

 

 

最後までお読みいただきありがとうございまいした。