IT

メール添付ファイルにパスワードを設定する方法とは

 

メールの添付ファイルのやり取りは、日々の仕事や

プライベートにおいて、広く使われています。

 

先日、重要な情報が網羅されたメールの添付ファイルに

パスワード設定されていないものを受け取りました。

 

添付ファイルには、個人情報が相当含まれており、

外部に漏れた場合どうなるかと考えると

すごく恐ろしくなりました・・・。

 

情報漏洩は、懲役や罰金刑に相当する重い犯罪です。

 

この記事では、メールの添付ファイルにパスワード設定する

重要性の考察と、おすすめするパスワードの設定方法を紹介します。

 

Contents

スポンサードリンク

メール添付ファイルにパスワード設定がなぜ必要なのか

 

メールの添付ファイルに、なぜパスワードを設定する必要があるのか

皆さんは考えたことはありますか?

 

第一に「第三者への情報漏洩をさせない」 です。

メールの誤送信などで、送った側が意図せずメールに添付された

ファイルが他人である第三者に渡った場合に、添付ファイルに

パスワード設定されていると受け取った側は添付ファイルを

開くことができず情報が漏れることを防ぐということが

主な理由です。

 

次に「コンプライアンス(情報管理セキュリテイ)

意識の高い企業アピール」です。

 

コンプライアンス意識(情報管理セキュリティ)の高さは

企業アピールとなり、大きな武器になるということも理由です。

 

また、ISO関連には情報セキュリティ項目があり、取得を

目指している企業には必須項目となります。

 

スポンサードリンク

圧縮ファイルにパスワード設定する方法(おすすめ)

 

メールの添付ファイルを設定する方法は、次のような方法があります。

 

ーーーーーーーーーーー

(方法)

✔️ZIP形式の圧縮フォルダーにしてパスワードを

設定する方法

✔️エクセル・ワード・PDFなどのファイルに

それぞれパスワードを設定する方法

ーーーーーーーーーーー

 

ZIP形式の圧縮フォルダーは、複数ファイルがある場合

などはそれぞれのファイルが1つのフォルダーにまとめられ、

それにパスワード設定する方法です。

 

送る側と受け取る側の双方ともパスワード設定や解除は

一度の操作で完了します。

 

複数ファイルのやり取りでそれぞれにパスワード設定や解除は

手間がかかりますから、圧縮フォルダーにすることを

おすすめします。

 

 

ZIP形式フォルダーにする方法は、いろいろなアプリが

公表されています。

 

使いやすさで一番のおすすめは、「Lhaplus」というアプリで

無料です。

 

ーーーーーーーーーーーーーーー

【インストール方法】

メニューにしたがってやれば簡単にできます。デスクトップ上に「Lhaplus 圧縮」というショートカットができれば完了です。

 

ーーーーーーーーーーーーーーー

【パスワードの設定の仕方】

何パターンかありますが、一番簡単なやり方を紹介します。

 ①ショートカットのところに圧縮したいファイルを移動(ドラッグ)する

 ②パスワード設定画面が開く

③設定したいパスワードを入力してOKボタンをクリック

④圧縮フォルダーが完成

 

スポンサードリンク

パスワードはメール添付ファイルとは別に送信する

 

パスワード設定したメール添付ファイルとパスワードは、

別々に送信することをおすすめします。

 

なぜなら、同じメールに添付ファイルとパスワードが

記載されていれば、誤送信した場合に情報漏洩する

可能性があるからです。

 

メールの添付ファイルとパスワードを別々で送っておけば、

受け取った側はパスワードが記載されたメールを

受け取らないと添付ファイルが開くことができず、

情報漏洩のリスクは低くなります。

 

あと、費用がかかりますがメール添付ファイルに

自動的にパスワードを設定するサービスがあります。

 

参考までに紹介しておきますね。

 

シンプルメール https://mail-saas.gmocloud.com/
 

Active! gate SS

 

https://activegate-ss.jp/

 

スポンサードリンク

最後に

 

最近では、中小企業レベルまでメールのファイルにパスワード設定

することをメール送信の必須としているケースが多くなってきました。

 

情報漏洩させないためにも、この記事で紹介させていただいたように

「メールの添付ファイルにパスワード設定」することを

心がけていきましょう。

 

 

最後までお読みいただきありがとうございまいした。